VoiceApp für produktive Teams

Kreative Köpfe wie Führungspersonen, Wissensarbeitende oder Kunstschaffende arbeiten ununterbrochen an ihren Projekten. Ob es darum geht, den Betrieb effizienter zu gestalten, ein Flugzeugtriebwerk zu optimieren oder ein künstlerisches Werk zu verbessern, ihre Gedanken kreisen ständig um neue Ideen und Lösungen. Oft kommen diese spontanen Geistesblitze während kreativer Phasen – beim Joggen, Reisen, Duschen oder auch mitten in der Nacht. Leider werden solche wertvollen Einfälle selten sofort erfasst und gehen dadurch häufig verloren.

Zudem arbeiten viele nicht alleine an ihren Projekten sondern im Team. Man möchte seine Gedanken gerne sofort mit einem Teammitglied diskutieren oder die Idee zumindest zu einem späteren Zeitpunkt besprechen. Die traditionellen Methoden, wie Stift und Papier zur Hand zu haben oder Notizen ins Smartphone oder den Computer zu tippen, erweisen sich oft als unpraktisch. Häufig fehlen wichtige Details beim schnellen Aufschreiben, und die Gedanken verlieren ihren ursprünglichen Fluss.

Auch sind andere Personen nicht immer erreichbar, vor allem nachts, und weder ein Stift noch ein Computer sind stets griffbereit. Das Smartphone hingegen hat man fast immer zur Hand. Selbst wenn man schnell etwas notiert, ist am nächsten Tag oft unklar, was eigentlich gemeint war. Dieses Problem kennen fast alle, die in einem kreativen Beruf arbeitet. Aber es gibt Abhilfe!

Hier kommt die VoiceApp ins Spiel, unsere innovative Audio-Messaging-App für asynchrone Task-Organisation. Mit der VoiceApp können User ihre spontanen Einfälle direkt in ihr Smartphone sprechen. Der kreative Gedankenstrom wird nicht unterbrochen, und die aufgezeichnete Nachricht kann denjenigen Kontakten zugewiesen werden, die sie empfangen sollen.

Die VoiceApp ermöglicht es, eine Deadline für Aufgaben zu setzen und deren Fortschritt zu überwachen. Status-Updates informieren den erstellenden User darüber, wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist. So gehen keine wichtigen Details verloren, und die Kommunikation im Team bleibt effizient und zielgerichtet.

Zu den gegebenen Anforderungen gehört die Möglichkeit, Sprachaufnahmen als Tasks zu erstellen und diese einem User zuzuweisen, selbst wenn dieser noch nicht im System registriert ist. Dies ist besonders nützlich für zukünftige Teammitglieder, die noch eingeladen werden müssen. Weiter können Voice-Nachrichten parallel an mehrere Empfänger gesendet werden, was eine effektive Broadcast-Funktion darstellt. Mehrere Nutzende können gleichzeitig an einer Aufgabe arbeiten und deren Fortschritt verfolgen. Die App unterstützt ausserdem das Setzen von Deadlines für jede Aufgabe sowie Benachrichtigungen bei Änderungen und neuen Aufgaben, um alle User auf dem Laufenden zu halten. Die VoiceApp ist darauf ausgelegt, einfach und benutzerfreundlich zu sein, um mit minimalem Aufwand eine effektive Task-Zuweisung zu ermöglichen. Sie ist plattformunabhängig, was bedeutet, dass sie sowohl auf Android als auch iOS funktioniert. Zusätzlich bietet ein Admin-Backend die Möglichkeit, Audio-Nachrichten sowie die User zu verwalten und ihre Berechtigungen einzustellen.

Bei der Suche nach vergleichbaren Audio-Messaging-Anbietern stösst man auf viele Hindernisse. Eine mögliche Integration in existierende Chat-Apps scheitert oft daran, dass diese keine spezifischen Task-Management-Funktionen wie Statusverfolgung, Deadlines und detaillierte Beschreibungen bieten. Relevante Informationen gehen im Durcheinander des Chatverlaufs verloren, was die Effizienz und Produktivität erheblich beeinträchtigt.

Obwohl es zahlreiche Audio-Recording-Apps auf dem Markt gibt, erfüllt keine unsere spezifischen Anforderungen. Einige dieser Apps ermöglichen zwar das Versenden von Audiodateien an andere Nutzer, vernachlässigen jedoch die nachträgliche Verwaltung dieser Daten. Das führt dazu, dass wichtige Informationen oft schwer zugänglich oder gar verloren sind. Andere Apps sind als Audio-To-do-Apps konzipiert, jedoch ausschliesslich für den persönlichen Gebrauch und nicht für die Nutzung im Team geeignet. Diese Einschränkungen machen sie für unsere Zwecke unbrauchbar.

Unsere Anforderungen an eine intuitive und pragmatische Verwaltung von Audio-Tasks sind sehr spezifisch und komplex. Wir benötigen eine Lösung, die nicht nur das Aufzeichnen und Versenden von Audionachrichten ermöglicht, sondern auch eine umfassende Verwaltung und Nachverfolgung der Aufgaben. Keine der bestehenden Apps bietet die notwendige Kombination aus Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität, die wir für ein effektives Task-Management benötigen.

Daher war es notwendig eine eigene Lösung zu entwickeln, die genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die VoiceApp bietet all diese Funktionen und hebt sich durch ihre Einzigartigkeit und Effizienz deutlich von den bestehenden Lösungen ab. Durch unsere massgeschneiderte Entwicklung können wir sicherstellen, dass keine wichtigen Details verloren gehen und die Teamkommunikation stets klar und zielgerichtet bleibt.

Die Umsetzung der VoiceApp erfolgte in mehreren sorgfältig geplanten Phasen und begann im Jahr 2022 mit dem ersten Entwurf. Unser Ziel war es, eine robuste und benutzerfreundliche App zu entwickeln, die sowohl auf Android als auch auf iOS funktioniert. Daher setzten wir auf ein plattformübergreifendes JavaScript-Framework, konkret auf React Native in Kombination mit der Open-Source-Plattform Expo. Diese Technologien ermöglichten uns schnellere und einfachere Entwicklungszyklen und machten die native Code-Compilierung überflüssig.

Obwohl wir zunächst nur eine iOS-App entwickelten, war von Anfang an eine spätere Portierung auf Android geplant. Durch diese strategische Planung und den Einsatz von Cross-Plattform-Technologien konnten wir sicherstellen, dass der Aufwand für die Android-Portierung minimal sein würde. Diese vorausschauende Herangehensweise ermöglichte es uns, die Entwicklung effizient zu gestalten und gleichzeitig die Qualität der App auf beiden Plattformen hochzuhalten.

Nach einem intensiven Workshop, bei dem alle relevanten Anforderungen und Funktionen besprochen wurden, erstellten wir detaillierte Wireframes. Diese Schwarz-Weiss-Layouts visualisieren jeden Bildschirm der App – vom Login über die Aufnahmeansicht bis hin zur Kontaktauswahl. Die Wireframes dienten als Grundlage für die weitere Entwicklung und halfen uns, ein klares Bild der Benutzerführung und der Funktionalitäten zu erhalten.

Um möglichst schnell einen MVP (Minimum Viable Product) für iOS bereitzustellen, verzichteten wir auf ein aufwendiges Design und implementierten die Wireframes direkt mit einem React-Native-Frontend-Framework. Diese Entscheidung ermöglichte es uns, die Darstellung so gut wie möglich zu optimieren und gleichzeitig wertvolles Feedback von den ersten Nutzern zu sammeln. So konnten wir in kurzer Zeit eine funktionale und optisch ansprechende App entwickeln, die die Grundlage für die weitere Verfeinerung und den Ausbau der VoiceApp bildete.

Die Benutzeridentifikation erfolgt beim Login über einen eindeutigen Benutzernamen. Die Zuweisung von Aufgaben hingegen wird vollständig über das Abgleichen von E-Mail-Adressen abgewickelt. Ein Benutzer kann mehrere E-Mail-Adressen verknüpft haben. Sobald einer E-Mail-Adresse eine Sprachaufgabe zugewiesen wird, erhalten alle Benutzerkonten, die mit dieser E-Mail-Adresse verknüpft sind, den entsprechenden Task sowie eine Benachrichtigung. Warum werden E-Mail-Adressen verwendet und nicht Telefonnummern? Jeder Benutzer hat in der Regel eine Telefonnummer, aber oft mehrere E-Mail-Adressen. Als konkretes Beispiel könnte ein IT-Support-Mitarbeiter die Adresse support@atticode.io mit seinem Konto verknüpft haben. Alle Teammitglieder des IT-Teams, die diese Adresse ebenfalls verknüpft haben, erhalten automatisch die zugewiesenen Aufgaben. Das bedeutet, dass ein Task an mehrere Empfänger zugewiesen werden kann. Verknüpfungen können jederzeit aktualisiert und angepasst werden, was immer auch eine Notification auslöst.

Die Audioaufnahmen werden sowohl für iOS als auch für Android im Format m4a mit dem MPEG-4 Standard und einem AAC-Audioencoder bereitgestellt. Die Aufnahmen haben eine Sample-Rate von 44100 Hz, 2 Kanäle und eine Bitrate von 128000. Nach der Erstellung werden die Aufnahmen zusammen mit weiteren Task-Daten und Meta-Informationen an den Server gesendet. Dort löst das Backend die Zustellung von Push-Benachrichtigungen über den APN-Service (Apple Push Notification Service) aus, die dann auf den entsprechenden Geräten der Benutzer erscheinen, denen der Task zugewiesen wurde.

Das Backend der Anwendung wurde mit der leistungsfähigen Programmiersprache Golang entwickelt, während das Frontend auf Vue.js basiert. Die Kombination dieser Technologien erwies sich als optimal für die spezifischen Aufgaben. Golang ist bekannt für seine Effizienz und Geschwindigkeit, ideal für die Verarbeitung von nebenläufigen Operationen und die Bereitstellung skalierbarer Webanwendungen.

Im Admin-Backend der Anwendung können Benutzer und Audioaufgaben effizient verwaltet werden. Ein detailliertes Berechtigungsmodell ermöglicht es, zwischen Task-Erstellern, normalen Benutzern und Empfängern von Aufgaben zu unterscheiden, wodurch die Sicherheit und Organisation der Arbeitsabläufe verbessert wird.

Für die Android-Portierung und das Rebrush der App gab es einige signifikante Herausforderungen zu bewältigen. Der Portierungsvorgang erforderte eine umfassende Anpassung der React-Native- und Expo-Abhängigkeiten sowie eine Neugestaltung des gesamten Build- und Deployment-Prozesses um sicherzustellen, dass die App reibungslos auf Android-Geräten läuft. Spezifische iOS-native Anbindungen und Bibliotheken, die in der ursprünglichen Version verwendet wurden, mussten ebenfalls überarbeitet werden, da sie nicht ohne Anpassungen auf Android funktionierten. Dies erforderte ein gründliches Refactoring der App, um eine nahtlose Funktion auf beiden Plattformen zu gewährleisten.

Zusätzlich wurde ein umfangreiches Design-Rebrush durchgeführt, das die Usability der App erheblich verbesserte. Besondere Aufmerksamkeit wurde dabei auf die Benutzerfreundlichkeit bei der Taskerstellung, der Bearbeitung, der Kontaktauswahl und vor allem bei der Aufnahme von Sprachnachrichten gelegt. Das neue Design orientierte sich an bewährten UI-Elementen für Voice-Aufnahmen, wie sie in aktuellen Chat-Apps verwendet werden. Hierbei wurde beispielsweise ein Top-Lock implementiert, der längere Aufnahmen ohne zusätzliche Berührung ermöglichte sowie intuitive Schaltflächen für das Löschen oder Erstellen von Aufnahmen nach der Aufnahme.

Um die visuelle Identität der App zu stärken, wurden neue Farbpaletten in Orange-Tönen entwickelt und ein Figma-Design erstellt, das sowohl einen Light- als auch Dark-Mode umfasste. Darüber hinaus wurden Icons für Menüs und alle Interaktionsflächen überarbeitet, um das Nutzererlebnis weiter zu verbessern. Spezielle Animationen wurden eingeführt, darunter animierte Audiowellen während der Aufzeichnung sowie visuelle Effekte beim Filtern von Listen oder dem Hinzufügen von Kontakten, um die Interaktivität der App zu steigern.

Um die Benutzerfreundlichkeit der VoiceApp weiter zu verbessern haben wir ein neues Feature implementiert: Die durch künstliche Intelligenz (KI) gestützte Speech-to-Text-Erkennung, die auch Schweizerdeutsch unterstützt. Dieser Entwicklungsschritt ermöglicht es den Nutzern, Audioaufgaben ohne ausführliche Beschreibung oder Titel zu erstellen, indem die gesprochenen Inhalte automatisch erfasst und zusammengefasst werden. Die KI füllt sowohl das Kommentarfeld mit dem gesprochenen Inhalt als auch den Titel der Aufgabe mit einer kompakten Zusammenfassung von 3 - 5 Worten aus.

Die Vorteile dieser Funktion sind enorm: Die Ersteller eines Tasks können sich voll und ganz auf ihre Ideen und Aufgaben konzentrieren, während die KI die zeitaufwändige Textarbeit automatisch erledigt. Dies ermöglicht eine fokussierte Organisation ohne Zeitverlust.

Technisch gesehen wurde dieses Feature mithilfe eines speziell für Spracherkennung optimierten, open-source KI-Modells namens "Whisper" implementiert. Whisper läuft auf unserem eigenen Server-Cluster und wurde in einem Fine-Tuning-Prozess optimiert, damit auch schweizerdeutsche Dialekte berücksichtigt werden. Für die Erstellung des Titels wird in einem zweiten Schritt ein weiteres open-source Large-Language-Model (LLM) verwendet. Dieses Model betreiben wir self-hosted auf unseren Servern und haben es speziell für die Erstellung sehr kurzer Zusammenfassungen optimiert. Dadurch kann aus dem vollständigen Text, der durch die Spracherkennung generiert wurde, eine prägnante Überschrift in wenigen Worten erstellt werden.

Dieses KI-gestützte Feature hebt die VoiceApp auf eine neue Ebene der Nutzerfreundlichkeit und Effizienz, indem es eine nahtlose Integration von Sprache zu Text in mehreren Sprachen und Dialekten ermöglicht.

Unser VoiceApp-Projekt steht nicht still und wird kontinuierlich um neue Funktionen erweitert, die unseren Kunden zusätzlichen Nutzen bieten oder ihre individuellen Anforderungen erfüllen. Hier sind einige Module, welche nach Kundenwunsch in die App oder ins Backend integriert werden können:

Für den reibungslosen Betrieb unserer VoiceApp-Lösung zur Teamorganisation durch die Verteilung von Audio-Tasks bieten wir zwei verschiedene Varianten an: die Nutzung einer Cloud-Instanz oder die Installation auf eigener, lokaler Hardware, beispielsweise in Ihrem eigenen Unternehmen. Welche der beiden Optionen am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passt, können wir gerne in einem persönlichen Gespräch gemeinsam abwägen.

Die Cloud-basierte Lösung bietet Flexibilität und Skalierbarkeit, da sie Ihnen ermöglicht, die App ohne die Notwendigkeit eigener Hardware direkt zu nutzen. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie schnell starten möchten oder eine flexible Nutzung benötigen.

Alternativ ermöglicht die onPremise-Option maximale Kontrolle und Sicherheit über Ihre Daten, da die App direkt auf Ihrer eigenen Hardware läuft. Dies ist ideal für Unternehmen, die spezifische Sicherheits- und Datenschutzanforderungen haben oder eine lokale Infrastruktur bereits nutzen.

Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihre individuellen Bedürfnisse zu besprechen und Ihnen bei der Wahl der optimalen Betriebsvariante für Ihre VoiceApp zu unterstützen.

Die VoiceApp revolutioniert die Teamkommunikation und Taskverwaltung durch eine intuitive Audio-Messaging-Lösung. Ob kreative Gedanken, wichtige Aufgaben oder spontane Ideen – die VoiceApp ermöglicht es, alles direkt per Sprache festzuhalten und effizient zu organisieren. Mit fortschrittlicher Speech-to-Text-Technologie und einer Vielzahl vorhandener Features wie Kanban-Boards, Integrationen in Drittsysteme und automatisierte Push-Notifications bietet die VoiceApp eine unvergleichliche Lösung für produktives Arbeiten im Team.

Möchten Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und von den Vorteilen der VoiceApp profitieren? Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie die VoiceApp Ihre Teamarbeit revolutionieren kann!

Die Basisversion der VoiceApp kann zum Ausprobieren über folgenden Link heruntergeladen werden: