Lotti

Lotti steht für "Logopädie Time Tracking Instrument" und ist eine webbasierte Fachapplikation, die von Atticode GmbH entwickelt wurde. In enger Zusammenarbeit mit der "Arbeitsgruppe Zeiterfassung" des Kantons Basel-Land entstand dieses innovative Tool. Lotti ermöglicht eine schnelle, einfache und effiziente Zeiterfassung für Therapiestunden sowie alle weiteren im Berufsauftrag verlangten Arbeiten von Logopädinnen und Logopäden. In dieser Fallstudie werden die Funktionen und Vorteile von Lotti näher beleuchtet, basierend auf den Erfahrungen der Anwender.

Lotti wurde entwickelt, um den speziellen Anforderungen der Logopädinnen und Logopäden gerecht zu werden. Dabei stand die einfache Bedienbarkeit und hohe Effizienz im Vordergrund. Das Projekt entstand in enger Zusammenarbeit mit berufstätigen Fachkräften der Logopädie des Kantons Basel-Land, um sicherzustellen, dass Lotti die Bedürfnisse der Anwender optimal erfüllt.

Lotti bietet eine umfangreiche Palette von Funktionen, die den Arbeitsalltag von Logopädinnen und Logopäden erheblich erleichtern:

Die Darstellung in Lotti ist über sogenannte „Kacheln“ organisiert. In jeder Kachel werden spezifische Informationen für einen bestimmten Bereich angezeigt. Auf dem Startbildschirm ist in diesen gut gegliederten Kacheln alles Wesentliche angeordnet, was für eine optimale persönliche Übersicht nötig ist. Auf einen Blick hat hier die Logopädin alles überschaut und unter Kontrolle was sie fürs tägliche Arbeiten benötigt.

In der Profil-Kachel oben links auf dem Homescreen werden beispielsweise Detailinformationen zur eingeloggten Person angezeigt, darunter das Pensum in Prozent und das zugehörige Wochen-Soll.

Die Wochensoll-Grafik bietet einen schnellen Überblick über die geleisteten Stunden in der aktuellen Kalenderwoche. Sie ist aufgeteilt in verschiedene Kategorien, darunter Arbeitszeit mit den Therapiepersonen (Arbeit mit Kind), berechenbare und nicht berechenbare Zeit sowie die gesamte Kalenderwochen-Überzeit. Zudem zeigt ein Balken stets die Überzeit seit Arbeitsbeginn der Logopädin. Auch kann die Zeitspanne der Auswertung verändert werden, um die geleisteten Stunden in anderen Kalenderwochen einzusehen. Im Hintergrund sind zusätzlich zum individuellen Pensum die Jahresarbeitsstunden sowie die wöchentlichen maximal vorgeschriebenen Therapiestunden hinterlegt und fliessen in die wochenbasierte wie auch die totale Zeitberechnung mit ein.

Die Kachel "Meine Therapiekinder" bietet eine praktische Datenverwaltungstabelle, die alle der Logopädin zugewiesenen Therapiekinder auflistet. Diese Tabelle ist mit Filter- und Sortierfunktionen ausgestattet, um eine effiziente Übersicht zu gewährleisten und das gezielte Auffinden spezifischer Einträge zu ermöglichen. Gleichzeitig bietet eine zweite Tabelle namens „Meine Zeiteinträge“ eine äquivalente Übersicht für die erfassten Arbeitszeiten.

In einer weiteren Kachel wird eine Stoppuhr angezeigt, die es ermöglicht für „nicht berechenbare“ Zeiteinträge die geleisteten Minuten zu erfassen. Hierzu wählt man einfach die gewünschte Kategorie aus dem Dropdown-Menü, fügt optional eine Beschreibung hinzu und startet die Stoppuhr. Die Stoppuhr läuft solange, bis der Stopp-Button gedrückt wird. Anschliesend werden die erfassten Daten in einen Zeiteintrag umgewandelt und sind fortan in der Tabelle der Zeiteinträge sichtbar. Das ist äusserst praktisch, besonders wenn spontan an Aufgaben gearbeitet wird, ohne im Voraus eine genaue Zeitabschätzung zu haben. Ausserdem kann die Stoppuhr im Hintergrund laufen, beispielsweise während eines Konvents.

Zur Erfassung eines neuen Therapiekindes kann einfach der grosse Plus-Button in der Tabelle „Meine Therapiekinder“ geklickt werden. Dadurch wird ein leeres Eingabeformular geöffnet, das neben den Standard-Kontaktinformationen auch Felder für logopädische Abklärungen und therapiebezogene Informationen enthält, wie die gesprochenen Sprachen des Kindes, das Abklärungsdatum und die aktuelle Massnahme. Darüber hinaus können alle bisherigen Therapiestunden des Kindes in einer zusätzlichen Tabelle durchsucht und sortiert werden. Dies ermöglicht eine optimale Übersicht über die vergangene therapeutische Arbeit.

Soll ein Therapiekind an eine andere Logopädin oder einen anderen Logopäden übergeben werden, muss nur die Zuweisung geändert werden, und fortan ist dieser Datensatz nur noch für die neu zugewiesene therapeutische Fachkraft sichtbar. Darüber hinaus ist es möglich, ein Kind auch direkt einem anderen Dienst zu übergeben, wobei der Datensatz unverändert bestehen bleibt und lediglich die Zuweisung auf den neuen Dienst wechselt. Dies bietet ausreichend Flexibilität, um Therapiepersonen eines gesamten Kantons zu verwalten.

Um individuelle Zeiteinträge zu erfassen, kann ebenfalls der grosse Plus-Button in der Tabelle "Meine Zeiteinträge" verwendet werden. Dadurch wird eine separate Ansicht geöffnet, die Eingabefelder für das Datum und die Dauer der durchgeführten Aktivität enthält. Die therapierte Person kann aus der Dropdown-Liste der zugewiesenen Therapiekinder ausgewählt werden. Ebenso ist es möglich, eine Kategorie für den Zeiteintrag festzulegen, wie zum Beispiel "Abklärung" oder "Therapie". Der Status definiert die aktuelle Schulstufe des Kindes zum Zeitpunkt der Therapiestunde und kann ebenfalls gesetzt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, eine ausführliche Beschreibung für den Zeiteintrag zu erfassen.

Standardmässig können Nutzerinformationen bearbeitet werden, einschliesslich der Möglichkeit, E-Mail-Adressen und Passwörter zu ändern. Zudem ist es möglich, den zugewiesenen Dienst anzupassen, falls eine Logopädin beruflich in einen anderen Dienst wechselt. Dabei erfolgt im Hintergrund lediglich eine Aktualisierung der Verlinkung zur Dienststelle. Dadurch erscheint die Logopädin in der Leitungsansicht des neuen Dienstes und kann direkt mit den neuen Therapiekindern am neuen Standort weiterarbeiten.

Sehr wichtig in der Profilansicht ist auch die Bearbeitung des Arbeitspensums. Dies ermöglicht es, bei einer Änderung des Anstellungsvertrags im logopädischen Dienst der Therapeutin die neuen wöchentlichen Arbeitslektionen einzutragen. Hierbei muss ein Gültigkeitsdatum festgelegt werden, ab dem das neue Pensum in Kraft tritt. Im Laufe der Zeit, vorausgesetzt das Pensum ändert sich bei einer Logopädin, ergibt sich eine Pensumhistorie, welche in der nebenstehenden Tabelle ersichtlich ist.

Die erfassten Zeiteinträge decken ein breites Spektrum an Kategorien ab und reichen von berechenbaren Therapiestunden, über nicht berechenbare Sitzungen bis hin zu Ferien. Somit erfassen sie alle möglichen Aspekte der logopädischen Arbeit. Alle diese Zeiteinträge können nun mithilfe der Rapport-Kachel als PDF-Dokument ausgedruckt werden. Dabei kann ein beliebiger Zeitraum ausgewählt werden, und es besteht die Möglichkeit, die Auswahl auf bestimmte Kategorien, Status oder sogar Gemeinden einzuschränken, sofern der Dienst mehrere Gemeinden abdeckt. Darüber hinaus kann nach der übergeordneten Kategorie "Berechenbar", "Nicht berechenbar" und "Ferien" gefiltert werden. Das erstellte PDF im A4-Format eignet sich optimal für einen Stundenbericht an die Schulleitung, zur Übersicht für die Dienstleitung oder, falls erforderlich, einfach für die analoge Archivierung.

Der PDF-Rapport beginnt mit einer Zusammenfassung nach den übergeordneten Kategorien "Berechenbar", "Nicht berechenbar" und Ferien. Anschliessend folgt eine Aufsummierung der Zeiten nach allen verfügbaren Kategorien, und schlussendlich werden sämtliche Zeiteinträge einzeln in den entsprechenden Rubriken tabellarisch dargestellt.

Neben dem traditionellen Timetracking, bei dem jede Arbeitsminute sorgfältig erfasst wird und Über- bzw. Minuszeiten im Rahmen der Jahresarbeitszeit berechnet werden, gibt es eine vereinfachte Variante der Zeiterfassung. Hierbei wird nicht jeder Arbeitsblock wie eine Therapiestunde oder eine Besprechung separat erfasst, sondern es werden nur die geleisteten Minuten der Therapie (A.m.K) für die gesamte Woche pauschal eingetragen. Dabei entsteht eine vereinfachte Historie der Wochenlektionen, aus welcher die Überzeit leicht abgeleitet werden kann. Je nach Dienststelle ist diese zusätzliche Zeiterfassung eine willkommene Vereinfachung und/oder Ergänzung.

Damit bietet Lotti ein zweites Zeiterfassungssystem, das auf Wochenlektionen basiert und parallel zur herkömmlichen Zeiterfassung geführt werden kann. Dies ermöglicht eine flexible Zeiterfassung und Berichterstattung.

Auch für die vereinfachten Wochenlektionen steht ein PDF-Rapport für wählbare Zeiträume zur Verfügung. Dieser Bericht erstellt eine Liste der Kalenderwochen mit den entsprechend erfassten Arbeitsminuten und berechnet die Gesamtsumme über den ausgewählten Zeitraum. Für logopädische Dienste, die nicht zur Erstellung detaillierter Berichte verpflichtet sind, ist dies in der Regel völlig ausreichend.

Die Dienstverwaltung bildet das Herzstück der Applikation und ist ausschliesslich für die eingetragene Dienstleitung zugänglich. Sie vereint sämtliche Funktionen der Anwendung und zentralisiert alle Daten über die gesamte Dienststelle hinweg. In dieser Übersicht sind alle im Dienst tätigen Logopädinnen und Logopäden aufgeführt, zusammen mit weiteren Informationen wie der Anzahl zugewiesener Therapiekinder oder das jeweilige Arbeitspensum. Über die gesamte Dienststelle hinweg wird ein totales Pensum berechnet, wodurch die Leistungsfähigkeit des gesamten Dienstes einschätzbar wird. Darüber hinaus können die dem Dienst zugehörigen Gemeinden verwaltet werden, indem sie hinzugefügt oder entfernt werden. Auf diese Weise kann ein Dienst eine Gemeinde freigeben, während ein anderer die freigewordene Gemeinde in die Dienststelle übernimmt.

Auch die hier angezeigte WochenSoll Statistik ist über die geleisteten Gesamtstunden des Dienstes aufsummiert. Mit einem Klick kann ein neu registrierter User am Dienst freigeschalten oder blockiert werden. Die Dienstleitung kann PDF-Rapports für das gesamte Logopädie-Team generieren sowie alle registrierten Therapiekinder und verzeichneten Arbeitszeiten des Dienstes einsehen und verwalten. Dies bietet alles Nötige für die Dienstleitung um eine optimale Verwaltung und Gesamtübersicht zu erhalten.

Lotti hat sich als hoch effektives und benutzerfreundliches Logopädie Time Tracking Tool erwiesen. Es bietet eine klare Übersicht über Zeiteinträge, eine einfache Verwaltung von Pensum und Wochenstunden sowie die Möglichkeit zur automatischen Generierung von Arbeitszeitprotokollen. Die Organisation der Logopädinnen nach Leitung und Dienst, teilweise über mehrere Gemeinden hinweg, sowie die Zuweisung von Therapiekindern an Logopädinnen, sind praktische und äusserst wichtige Funktionen, welche die organisatorische Arbeit erheblich erleichtern. Dank Lotti gehört das lästige Arbeiten mit Excel-Dateien für Jahresarbeitszeiten der Vergangenheit an. Die Anwendung wird bereits erfolgreich von zahlreichen Logopädinnen und Logopäden im Kanton Basel-Land eingesetzt und hat sich als unverzichtbares Werkzeug in der logopädischen Praxis etabliert.

Das Zeiterfassungssystem ist modular aufgebaut und lässt sich dadurch einfach mit zusätzlichen Funktionalitäten erweitern. Auf diese Weise kann es an die unterschiedlichen Anforderungen diverser therapeutischer Arbeitsumgebungen angepasst werden.

Für weitere Erfahrungsberichte und Informationen können Sie gerne die "Arbeitsgruppe Zeiterfassung" des KLD Basel-Land kontaktieren. Wenn Sie Interesse an einem Test-Account für Lotti haben oder weitere Informationen benötigen, stehen wir Ihnen bei Atticode GmbH gerne zur Verfügung.